重要但不緊急的任務：它們是新的機遇。它們的優先級不是最高的，但應該在你的時間表中占重要位置。

　　緊急但不重要的任務：它們是日常事務。這些任務現在需要時間，但優先級比緊急且重要的任務要低。

　　既不緊急又不重要的任務：它們是雜亂瑣事。你真的需要做這些事情嗎？

　　高效時間管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握時間的主動權，保持生活的平衡，減少未來可能出現的危機。象星星集團的葉總裁就是一個瀟灑的領導，他可以連續幾個月不在公司，而公司的運轉一切正常。

　　總之，每個管理者應該首先做第一種，其次是第二種，第四種可以不做，對于第三種，不得不做，或分權去做。如果倒過來，就本末倒置了。

　　如何作好時間管理？在有限的時間內，如何更好地利用它，也是有學問的，有效的時間利用法是：

　　集中使用法。就是集中主要的時間用于從事主要的學習任務，例如集中一段時間去調研、進修，集中一段時間去寫文章。在一天之中，也要集中最多和最佳的時間去做最重要的事情，而不要把整段時間干雜事。

　　細水長流法。就是把每天零零星星的時間都充分利用起來，長期堅持，就積少成多，可以完成一件大事。例如每天利用上下班乘車的時間聽廣播或學外語，利用茶余飯后看報紙、雜志或電視，久而久之，就可大見成效。

　　網絡計劃法。就是把很多要辦的事情通過網絡計劃的并聯和串聯，使所用時間最少，辦事效率最高。例如，一邊乘車，一邊吃早點，一邊聽廣播，又例如，外出取牛奶，連倒垃圾帶發信買菜，同一次串聯辦了三、四件事，大大節省了時間。

　　排除干擾法。當自己正按計劃進行工作時，常常會出現各種意外的干擾，如不速之客登門拜訪，一個下級突然闖進辦公室訴說自己的苦衷。當自己正專心致志地學習或寫文章時，突然電話一個接一個地打來。對于這些干擾，要采取措施排除。例如在門口貼一個紙條，說明請勿打擾，或事先請人代接電話，除非急事，一律以后回話。

　　決不負債法。堅持當日事當日畢，不要拖拉。凡事趕前不趕后，不要負債。因為時間的債務是無法償還的。

　　先進手段代用法。為了省時間，能發信息的不打電話，能打電話辦的事情，就不要走路去辦，能發文件的事就不要開會。

　　交叉利用法。長時間進行單一內容的各種或學習，就容易產生疲勞，因此在腦力勞動后，要做些體力勞動來調節，例如先看書或寫作，休息時再修剪花卉或清掃房間，一舉兩得。即便都是腦力勞動，也要適當更換內容，例如學校上課的課表，也不是單課獨進，而是幾門課交叉進行，這樣的效果會更好些。這也是使用時間的衛生學。